Définition du livret d’accueil du formateur
Quel est l’importance d’un livret d’accueil du formateur ? Si vous êtes organisme de formation, formateur, indépendant ou collaborateur au sein d’une entreprise et que vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement du livret d’accueil, alors vous êtes au bon endroit !
Le livret d’accueil du formateur est un document qui fournit des informations clés sur le travail et les modalités dans le cadre d’une action de formation. Il rapporte les renseignements pour les clients de l’organisme de formation d’accueil ou pour les clients du formateur indépendant rattaché à l’organisme.
Le livret d’accueil constitue une partie indispensable des démarches liées à toute formation, quelle que soit sa nature et sa durée. Le livret est généralement mis à jour chaque année ou en fonction des changements observés dans l’environnement professionnel.
Quel est le fonctionnement du livret d’accueil ?
Le but principal du livret d’accueil du formateur est de faciliter la relation entre le formateur et l’organisme de formation afin de créer un repère dans la structure organisationnelle. Il rappelle les règlements en vigueur et les modalités d’exécution des tâches. Les engagements des différentes parties prenantes sont également rappelés.
De cette façon, le livret contribue à maintenir une communication claire entre l’organisme de formation et ses formateurs. Le rôle du livret d’accueil est également d’être un outil pratique et facile à comprendre afin de faciliter le travail et l’intégration des nouveaux formateurs.
Que contient le livret d’accueil d’un organisme de formation ?
Pour un formateur indépendant, le livret doit surtout répondre à trois questions : qui est l’organisme, comment travaille-t-on ensemble, et qui contacter en cas de besoin.
On y retrouve généralement :
- un message d’accueil du dirigeant ou du fondateur ;
- la présentation de l’organisme : historique, valeurs, activités, équipe et organigramme ;
- les règles de fonctionnement : procédures, règlement intérieur et règles de sécurité ;
- les informations pratiques : horaires, tenue, équipements mis à disposition, coordonnées et accès ;
- les outils et leurs accès : plateformes, supports pédagogiques, extranet ;
- le suivi de l’activité : gestion du temps, entretiens et évaluations.
Attention
Aucune loi n’encadre le contenu du livret d’accueil du formateur : chaque organisme de formation le construit librement, selon son organisation et ses valeurs. L’essentiel est qu’il reste utile et lisible, sans noyer le formateur sous des informations dont il n’aura pas besoin.
Quel est le format du livret d’accueil ?
Les livrets d’accueil peuvent être écrits sur papier ou publiés en ligne, mais il est préférable d’utiliser un format PDF. Cela permet à l’organisme de formation de bénéficier d’une plus grande flexibilité.
Que ce soit en termes de personnalisation du document, car il est possible d’ajouter des images, des graphiques, des liens hypertexte, etc., ce qui facilite la compréhension et l’appropriation des informations.
Une solution simple pour former sans être certifié ?
Quels sont les avantages d’un livret d’accueil pour les formateurs ?
Le livret d’accueil est un outil essentiel pour toute formation ou organisation. Il permet de réaliser plusieurs objectifs stratégiques, notamment améliorer la productivité, faciliter l’intégration et augmenter la valeur.
1
Améliorer la productivité :
Un bon livret d’acceuil peut améliorer la productivité grâce à une meilleure communication entre l’organisme de formation et le formateur. Il offre en effet une base commune et une structure claire pour que les informations puissent être transmises avec efficacité.
De plus, le document fournit des données précises sur le processus de formation, ce qui permet d’optimiser le temps passé.
2
Faciliter l’intégration :
Le livret d’accueil permet aux formateurs de mieux comprendre ce qui est attendu de leur part et de connaître les règles applicables à la formation proposée. Cela permet aux équipes impliquées dans la formation (enseignants, personnel administratif) de se sentir plus à l’aise et donne des indicateurs clairs quant aux responsabilités de chacun.
3
Augmenter la valeur :
Enfin, le livret permet aux organismes de formations de garantir que tous les formateurs ont bien compris l’objectif affiché par l’organisation avant même le démarrage d’une formation. Grâce à cette confiance, les organismes font preuve d’efficacité et peuvent investissant leur temps et leur argent à des fins plus importantes comme le perfectionnement de leurs services.
Le livret d’accueil de Formagora
Chez Formagora, le livret d’accueil s’adresse aux formateurs indépendants qui interviennent pour le compte de Formagora ou auprès de leurs propres clients, dans le cadre du portage Qualiopi. Il est organisé en sept parties.
La carte d’identité de l’organisme de formation
Les services de l’organisme de formation
La démarche Qualiopi
La réalisation des contrats et de la convention client
Les modalités financières
La protection des données
Les informations complémentaires
1. La carte d’identité de l’organisme de formation
Cette première partie présente Formagora, sa mission (fédérer une communauté de formateurs) et ses valeurs : co-construction, coopétition et partage. Elle détaille aussi l’équipe et l’organisation interne, pour que chaque formateur sache à qui s’adresser.
2. Les services de l’organisme de formation
Formagora accompagne le formateur dans les démarches administratives liées à la formation professionnelle, dans le portage de son activité et dans la gestion administrative de ses actions de formation. Le formateur y découvre aussi le catalogue en ligne qui lui permet de proposer sa formation, ainsi que l’association « l’agora des formateurs ». Des conseils sur la communication avec les partenaires complètent cette partie.
3. La démarche Qualiopi
Cette partie explique comment se déroule une action de formation dans le cadre de la certification Qualiopi. Rappelons que l’article 6 de la loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 impose une certification qualité aux organismes qui souhaitent accéder aux financements publics ou mutualisés. Les formateurs non certifiés suivent alors une démarche qualité équivalente, avec l’appui de Formagora.
4. La réalisation des contrats et de la convention client
Une fois les informations et les documents nécessaires réunis, Formagora transmet au formateur la convention annuelle de formation et le contrat de mission. Cette partie liste les éléments à demander au client avant de fixer le tarif, ainsi que les pièces indispensables à la convention de formation.
5. Les modalités financières
Cette partie précise les frais de gestion de Formagora, les frais de modification des documents de formation et les conditions de facturation des prestations, en distinguant les clients du formateur de ceux de Formagora.
6. La protection des données
Les données personnelles occupent une place centrale dans le suivi des formations. Le livret rappelle donc les droits d’accès, de rectification et de limitation du traitement dont disposent les personnes concernées.
7. Les informations complémentaires
Le livret se termine par les informations pratiques : plan d’accès, sensibilisation aux formations pour les personnes en situation de handicap et règlement intérieur de Formagora.
Tout savoir sur le livret d’accueil du formateur
Qu’est-ce qu’un livret d’accueil pour formateur ?
C’est un document remis aux formateurs qui rejoignent un organisme de formation pour faciliter leur intégration. Il présente l’organisme, ses règles, ses outils et les engagements de chacun.
À quoi sert le livret d’accueil du formateur ?
Il permet de s’approprier la culture de l’organisme, de comprendre ses missions et ses procédures, et de gagner en autonomie dès les premières interventions.
Que doit contenir un livret d’accueil pour formateur ?
Il présente l’organisme et ses valeurs, son organigramme, ses règles internes et son règlement intérieur, ses outils et leurs accès, les règles de sécurité et les informations pratiques. Aucun contenu n’est imposé par la loi : chaque organisme l’adapte à son fonctionnement.